Les pièges du contrat de bail de bureaux

 

Vous êtes sur le point de signer un bail pour votre espace de bureaux. Cependant, des pièges importants sont à éviter. Découvrez nos conseils d’initiés qui vous avantagent !

Le manque de pratique juridique d’un locataire de bureaux peut coûter cher, sachant que la location d’un immeuble représente une part importante des dépenses d’une société.
Suivez les conseils suivants pour adapter le bail à vos besoins :

 1. Préparez-vous aux états des lieux d’entrée et sortie

L’état des lieux d’entrée et de sortie sont des étapes primordiales pour pouvoir bien négocier sa sortie de bail. Il s’agit d’une preuve de l'état du bien au moment de la restitution des clés.
Pensez déjà à la sortie avant la signature de bail. Vous êtes encore en position de force avant de parapher le précieux document.
Le contrat précise d’ailleurs les conditions de sortie. En effet, il est stipulé dans la plupart des baux que le locataire doit remettre les lieux en « pristin état » avant son départ, c’est-à-dire en l’état d’origine. Cette phrase peut être lourde de conséquences, même si le bail prend déjà en compte, par exemple, l’usure normale qui est de 6 ans pour les peintures et 9 ans pour la moquette.
Vous devrez donc tout remettre en état à la fin du bail. Veillez ainsi à éviter une ‘’dilapidation’’, c’est-à-dire le fait d’enlever les cloisons, ou d’autres aménagements que vous avez ajoutés. De plus, la clause proposée par le propriétaire peut souvent obliger le locataire à payer 2 ou 3 mois de loyer en cas de non-occupation pendant les travaux. Vous pouvez les effectuer seul, mais vous devrez alors payer pour ceux-ci…
Regardez si une clause de chômage locatif pendant les travaux est prévue dans le bail et si elle comprend les charges et taxes.
La garantie est rendue lors de votre sortie, mais avec une soustraction en cas de dégâts… Des experts constateront alors les dommages survenus pendant la durée du bail. En cas de litige, un juge de paix peut nommer un expert qui va remettre un rapport au juge qui délibérera. Redoublez d’attention : les propriétaires proposent généralement un expert, ce qui est souvent accepté par le locataire. Il vaut mieux choisir un professionnel indépendant pour éviter certains frais.

2. Vérifiez les charges locatives

Demandez à votre propriétaire une estimation des charges communes de l’immeuble et faites-vous conseiller par un expert. Demandez à ce que les charges soient listées de façon exhaustive. Soyez attentif au fait que vous ne devrez pas participer au montant des charges pour les locaux inoccupés. Cela doit intégralement être pris en charge par le propriétaire. Votre quote-part dans les charges communes doit être proportionnelle à l’espace que vous louez.
N’oubliez pas de vous renseigner sur le montant des frais réclamés pour la gestion de l’immeuble (les honoraires de gérance). Ceux-ci peuvent varier du simple au triple sans aucune raison objective et seront portés à votre charge. En tant que locataire, il est anormal de vous faire payer pour des réparations structurelles de l’immeuble ou pour l’embellissement de celui-ci. Il revient au propriétaire de rénover les façades ou les ascenseurs, par exemple.
Les charges locatives doivent être limitées. En tant qu’occupant, vous devez avoir un droit de regard sur les frais engendrés pour la maintenance de l’immeuble.
Dans le bail, le loyer est précisé hors charges… Distinguez trois types de charges facturées :
• les charges communes destinées à tous les locataires du bâtiment
• les charges privatives du locataire
• les charges du propriétaire
Assurez-vous que les charges destinées au propriétaire ne vous soient pas facturées !
Les charges communes ne sont pas toujours bien décrites dans le contrat de bail. Certaines rubriques restent floues, comme celles intitulées « divers ». Redoublez de prudence en tant que locataire potentiel.
Le propriétaire ou l’agent annoncent des provisions de charges relativement faibles afin de rendre la location plus attrayante.
Lors du premier décompte, les charges se révèlent parfois beaucoup plus élevées que ce qui avait été annoncé lors de la signature du bail. N’oubliez pas que l'âge et la construction du bâtiment ont également une influence sur le montant des charges !
Là aussi, posez les questions pertinentes :
• Qu’est-ce qui est prévu au niveau des charges communes ?
• La partie omnium du contrat d’entretien des ascenseurs est-elle à votre charge ?
• Qu’en est-il de la garantie totale du contrat de maintenance des installations HVAC ?
• Qui doit financer/payer le ravalement des façades ?
• Les quotités sont-elles correctement établies ? La quotité des surfaces occupées doit correspondre à ce qui apparait dans l’acte de base.
Afin de répondre à ces interrogations, demandez au propriétaire le document récapitulatif des charges de l’année précédente.
N’oubliez pas : 90% des locataires paient… sans savoir ce qu’ils paient vraiment. Là aussi, faites-vous conseiller par un professionnel.

3. Quelle est la durée de votre bail ?

Dans le domaine commercial, il n’y a pas de durée d’obligations sur le bail. En général, la formule de location est de 3-6-9 ans avec un break tous les 3 ans. L’idée est de prendre un bail souple pour le locataire afin qu’il puisse avoir un droit de renon (le pouvoir de renoncer au bail) sans que le propriétaire ait aussi un droit de renon. Il n’existe donc d’obligation de louer pendant 9 ans.
Un renon unilatéral est possible pour les locataires.
Qu’en est-il de votre période de break : est-elle de 3 ou 6 ans ? Quelles sont vos conditions de sorties en cas de cessation de bail, comment avertir et quand ? 6 ou 9 mois avant ? Là encore, se poser les bonnes questions vous évite bien des soucis..

4. Faites un audit de vos besoins avant de vous engager dans un espace de bureaux

Vous avez déjà vérifié le prix du marché et la surface qui convient à vos besoins avant d’obtenir ce bail. C’est un bon début. Faites ensuite la synthèse de vos besoins et envies. Un mètre carré qui ne sert à rien est cher… Adaptez-le aux urgences de votre organisation et faites baisser votre coût locatif. Déterminez la taille nécessaire à l’espace de travail avec un architecte et un bon Tenant Rep.
Un consultant immobilier 100% indépendant analyse en effet l’état du bien. Il vous dira, par exemple, combien de m2 compte l’espace et si le système HVAC est suffisamment performant.
Pour éviter les conflits d’intérêts, optez pour un conseiller qui avantage le locataire et dresse un bilan financier complet et objectif.

5. Demandez l’avis d’un professionnel

Un locataire averti en vaut deux. Un Tenant Rep indépendant relit votre contrat de bail pour voir où se trouvent les pièges éventuels. Consultez-le aussi si vous voulez résilier votre contrat, le renouveler, effectuer des travaux…
Les tenant rep comprennent le marché immobilier. Ils négocient à votre avantage, sans conflits d’intérêts, et peuvent réduire les frais liés à l’occupation des bâtiments et qui conviendraient le mieux à votre organisation. Leur savoir-faire et leurs conseils sont précieux, faites appel à eux !