conflit interet web

 

De valkuilen van een huurcontract

U staat op het punt een huurcontract te tekenen voor een kantoorruimte. Let op, want er zijn een paar belangrijke valkuilen die u kunt vermijden. Ontdek ze in onze vijf tips, allemaal in uw voordeel!

Het gebrek aan juridische kennis van een huurder van kantoren kan u duur komen te staan, want de huur van een gebouw maakt een groot deel uit van de kosten van een bedrijf.

Om uw contract op maat te maken, geven we u deze tips :

1. Bereid de voorwaarden voor aankomst en vertrek voor

De inventaris van het onroerend goed bij in- en uitgang zijn essentiële stappen om over de opheffing van een huurcontract te kunnen onderhandelen. Het gaat namelijk om het bewijs van de toestand van het eigendom op het moment van de teruggave van de sleutels.

Het contract specifieert eveneens de voorwaarden bij vertrek. Het is inderdaad vastgelegd in de meeste huurcontracten dat de huurder de ruimtes in ‘ongerepte staat’ moet verlaten, in hun oorspronkelijke staat dus. Deze zin kan serieuze consequenties hebben, zelfs wanneer het huurcontract al rekening houdt met bijvoorbeeld de normale slijtage van 6 jaar voor verfwerk en 9 jaar voor tapijten.
U zult alles in oorspronkelijke staat moeten herstellen aan het einde van de huurtermijn. Zorg dus dat u beschadiging vermijdt, door bv geen schotten weg te nemen of andere aanpassingen aan te brengen. Bovendien kan een door de eigenaar voorgestelde clausule de huurder verplichten 2 of 3 maanden huur te betalen in geval deze vertrekt voor de werkzaamheden. U kunt ook de werkzaamheden zelf uitvoeren, en toch moet u betalen…
Controleer of er een huurders werkloosheidsclausule voorkomt in het contract voor tijdens werkzaamheden en of deze ook lasten en belastingen meerekent.
U krijgt de garantie terug bij vertrek, maar deze kan verlaagd worden bij schade... Experten zullen de schade opnemen die tijdens de huurperiode werd aangericht. In geval van conflict, zal de Vrederechter een expert kunnen aanstellen die een rapport zal overmaken aan de Rechter die dan zal beslissen. Wees dubbel zo alert: eigenaars sturen meestal een expert, die vaak door de huurder wordt geaccepteerd. Het is beter een onafhankelijke professional in te huren om bepaalde kosten te vermijden.

2. Controleer de huurlasten

Vraag de eigenaar van een schatting van de gemeenschappelijke lasten voor het gebouw en zoek advies bij een expert. Vraag om een complete lijst van de vaste lasten. Let erop dat u niet betaalt voor de lasten voor leegstaande ruimtes. Dit moet volledig onderschreven zijn door de eigenaar. Uw deel van de gemeenschappelijke lasten moet proportioneel zijn tot de ruimte die u huurt.
Vergeet niet te vragen naar de kosten voor het beheer van het gebouw (stewardship kosten). Deze kosten kunnen variëren en tot driemaal zo hoog oplopen zonder dat daar enige objectieve reden voor is. Als huurder is het niet normaal te moeten betalen voor structurele reparaties aan het gebouw, of aan het mooier maken ervan. Het is aan de eigenaar om bijvoorbeeld de façade of de lift te renoveren.
Huurlasten moeten beperkt blijven. Als huurder moet u de controle houden over de opgelopen kosten voor het onderhoud van het gebouw.

In het huurcontract is de huur gespecifieerd zonder de kosten. Maak onderscheid tussen drie soorten lasten die worden aangerekend:
• vaste lasten voor alle huurders van het gebouw
• lasten van de huurder
• lasten van de eigenaar

Wees ervan verzekerd dat u geen lasten van de eigenaar worden aangerekend!

Vaste lasten worden niet altijd goed beschreven in het huurcontract. Sommige onderdelen blijven onduidelijk, zoals “diversen”. Wees dubbel zo voorzichtig als potentiële huurder.

De eigenaar of het agentschap melden relatief lage kosten provisies om de huur aantrekkelijker te maken.

In de eerste berekening zijn de lasten soms stukken hoger dan wat eerst was aangegeven bij de ondertekening van het huurcontract. Onthoud dat de ouderdom en de bouw van de kantoren ook een invloed hebben op het bedrag van de lasten!

Stel uzelf ook hier deze relevante vragen:
• Wat is voorzien in de vaste lasten?
• Is het onderhoudscontract voor het omnium gedeelte van de lift uw verantwoordelijkheid?
• Wat met de totale garantie van het onderhoudscontract voor de HVAC installaties?
• Wie moet de façades financieren/betalen?
• Werden de quota’s correct berekend? De verhoudingen van de gebruikte kantoren moeten overeenkomen met wat er staat in het basis contract.

Om op deze vragen een antwoord te krijgen, kunt u de eigenaar vragen om een samenvatting van de uitgaven van de vorige jaren.

Onthoud: 90% van de huurders betalen... zonder precies te weten waarvoor ze betalen. Ook hier kunt u best om professioneel advies vragen.

3. Hoe lang is uw huurcontract?

In commerciële huurcontracten bestaat er geen verplichte termijn. Over het algemeenis de huur formule 3-6-9 met een onderbreking elke 3 jaar. Het idee is om de huurder een flexibel contract te bieden met het recht op opzeg (men mag afzien van het huurcontract) zonder dat de eigenaar het recht heeft om het huurcontract te beëindigen. Er is dus geen enkele verplichting om te huren voor 9 jaar. Een unilaterale opzeg is dus mogelijk van huurders zijde.

En wat met die verbrekingsperiode: is dat nu 3 of 6 jaar? Wat zijn uw vertrekvoorwaarden in geval het huurcontract wordt beëindigd, hoe zegt u de huur op, en wanneer? 6 of 9 maanden van tevoren? Hier geldt weer: stel de juiste vragen en u zal een hoop last worden bespaard.

4. Maak een audit van uw wensen voordat u zich verbindt aan een kantoorruimte

U heeft de marktprijs al gecheckt, en de buurt die overeenkomt met uw noden, alvorens een huurcontract te tekenen. Dat is een goed begin. Volgende stap: maak een lijst met uw wensen en behoeften. Bedenk: een ongebruikte vierkante meter is een dure vierkante meter... Bereken de ruimte door ze aan te passen aan de behoeften van uw organisatie en verlaag zo de huurkosten. Beslis over de precieze afmetingen van de werkruimte die u nodig heeft, het liefst met een architect of een Tenant Rep.
Een 100% onafhankelijke vastgoed consultant kan een analyse maken van de staat van het eigendom, hetgeen u precies zal kunnen vertellen hoeveel m2 u nodig heeft en of het HVAC systeem goed werkt.

Om belangenconflicten te vermijden, kiest u best voor een consultant die aan de kant van de huurder staat en die een complete en objectieve financiële balans opmaakt.

5. Vraag om advies van een professional

Een gewaarschuwd huurder is er twee waard! Een onafhankelijke Tenant Rep bekijkt uw huurovereenkomst om alle valkuilen uit de weg te helpen.
U kunt de Tenant Rep ook inhuren voor het beëindigen van uw huurcontract, om het te vernieuwen of alvorens werkzaamheden uit te voeren…

De Tenant Reps hebben een uitgebreide kennis van de vastgoedmarkt. Ze onderhandelen in uw voordeel, zijn geheel vrij van belangenconflicten, en in staat de kosten te verlagen voor kantoorruimten die het beste overeenkomen met de wensen van uw organisatie. Hun know-how en advies zijn kostbaar, maak er gebruik van !